18 września 2026 · Filip Olender
Akceptacja planu leczenia online — od wysyłki do decyzji
Plan najczęściej przegrywa nie przy fotelu, tylko po nim. Pacjent wychodzi z kwotą w głowie albo z PDF-em w poczcie i znika. W Zaplanuj Leczenie widać, czy otworzył dokument, czy kliknął akceptację, czy milczy. Poniżej ten obieg: od wysyłki do follow-upu. Bez obietnic, że „więcej osób się zgodzi”.
Jak ułożyć sam dokument, jest w tekście jak przedstawić plan z kosztorysem. Tu chodzi o to, co dzieje się po wysyłce.
Cztery stany, które warto rozróżniać
Szkic. Plan jest u Ciebie. Pacjent go nie widzi. Podgląd i pobranie PDF w edytorze nie zmieniają statusu.
Wysłany. Poszedł e-mail, link albo wydruk z QR. Jeszcze nie wiadomo, czy ktoś otworzył.
Otwarty. Pacjent (albo ktoś z linkiem) pierwszy raz wszedł w dokument. Na pulpicie jest data. To nie jest jeszcze decyzja.
Zaakceptowany albo odrzucony. Kliknięcie „Akceptuję plan” albo „Nie akceptuję”. Status przełącza się sam. Przy odpowiedzi zapisujemy datę, odcisk wersji kosztorysu i dane techniczne. Przycisk Potwierdzenie kopiuje tekst do kartoteki.
Osoba z linkiem może otworzyć plan. To nie jest dowód, że to ten pacjent z dowodu. Gabinet sam ustala, jak weryfikuje decyzję.
Kiedy e-mail, kiedy papier z QR
E-mail, gdy pacjent i tak ogarnia pocztę i ma smartfona. Link jest ten sam co w panelu akceptacji.
Wydruk z QR, gdy ktoś woli kartkę do torebki albo gdy w domu jest ktoś, kto nie dostał maila. Kod jest na końcu finalnego PDF, nie na podglądzie w edytorze. Link z QR jest ważny 30 dni; w historii widać go jako „QR z wydruku PDF” i można go cofnąć.
Obie drogi mogą iść naraz: mail do pacjenta, wydruk do teczki. Status i tak spina się przy planie.
Jak pacjent dostaje plan
Trzy drogi, ten sam dokument:
- E-mail z aplikacji — wiadomość z logo gabinetu, skrótem planu i linkiem.
- Link akceptacji — generujesz w edytorze zapisanego planu, ważność ustawiasz Ty (domyślnie 30 dni), wysyłasz kanałem, który u Was działa.
- Kod QR na wydruku — na końcu finalnego PDF, jeśli opcja jest włączona. Podgląd w edytorze kodu nie tworzy. Link z QR też możesz cofnąć.
Pacjent nie zakłada konta. Czyta i klika.
PIN, gdy link może pójść nie tam
Przy generowaniu linku możesz włączyć czterocyfrowy PIN albo wylosować go. Bez kodu nie widać planu i nie da się kliknąć decyzji.
PIN podaj innym kanałem niż link: przy fotelu, SMS-em, w recepcji. W jednej wiadomości z linkiem traci sens.
To ogranicza przypadkowe otwarcie, nie zastępuje weryfikacji tożsamości.
Nieotwarty i otwarty, który milczy
To dwa różne telefony.
Nieotwarty od kilku dni. Sprawdź status na pulpicie, adres odbiorcy i folder spamu, wyślij jeszcze raz albo zadzwoń krótko: „czy doszedł mail z planem?”. Warunki przypomnień opisuje Pomoc — Wysyłka planu e-mailem.
Otwarty, bez kliknięcia. Ktoś dokument widział. Duże kwoty idą na naradę w domu. Spokojne „czy mogę coś dopowiedzieć?” brzmi inaczej niż „nie otworzył pan nawet pliku”.
Nieotwarty nie znaczy „nie chce”. Otwarty i cisza nie znaczy „na pewno weźmie”. Status tylko ustawia ton.
Po decyzji
Odpowiedź jest jednorazowa. Kolejne otwarcie pokazuje zapisany wynik.
Jeśli zmieniasz etapy albo ceny: zapisz plan, nowy link, stary w razie potrzeby cofnij. Stara odpowiedź zostaje przy starej wersji i nie nadpisuje nowszej.
Usunięcie planu zgodnie z zasadami aplikacji usuwa też treści przy linkach. Zanim to zrobisz, zachowaj to, czego wymaga dokumentacja gabinetu.
Akceptacja zakresu i kosztów nie jest świadomą zgodą na zabieg. Szerszy kontekst danych: RODO a AI w gabinecie.
Potwierdzenie, które wklejasz do karty
Po decyzji przycisk Potwierdzenie kopiuje gotowy tekst: data, odcisk i numer wersji dokumentu, plus dostępne dane techniczne odpowiedzi. To zapis, że ktoś z tym linkiem kliknął. To nie jest podpis notarialny i nie zastępuje zgody na zabieg.
Wklejasz to tam, gdzie trzymacie dokumentację decyzji o kosztach. Sam plan (etapy, ceny) do kartoteki idzie osobno, przyciskiem Skopiuj do PMS. Dwa wpisy, dwa znaczenia.
Co powiedzieć w recepcji (skrót)
Nie skrypt sprzedażowy. Trzy zdania, które u nas działają:
- „Wyślę plan na maila. Może Pani otworzyć na telefonie i kliknąć, czy się zgadza.”
- „Jak wolą Państwo papier, na dole PDF jest kod. Skanujecie i ta sama decyzja wraca do nas.”
- „Jak link ma iść na wspólny adres, dodam krótki kod. Podam go osobno.”
Jak zacząć
W edytorze zapisanego planu: panel linku, ewentualnie PIN, e-mail albo QR na wydruku. Statusy są na liście planów (szkic, wysłane, zaakceptowane, odrzucone).
Gotowy wygląd dokumentu: przykładowy plan leczenia. Jak wkleić treść do kartoteki Estomed albo ProDentis: plan w PMS.
Dołącz do listy oczekujących. 30 dni bez karty.